Приказ о внесениие номенклатуры дел


Приказ о внесениие номенклатуры дел

Miassats.Ru

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры. Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа). Приказ может быть составлен в виде:

«утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел»

– номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности, «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА» (ОАО «Падающая комета») ПРИКАЗ « 25 » июня 2014 г. № 38 Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю: 1.

Приказ о внесениие номенклатуры дел

В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон. Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг. Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.
Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами.

После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Посредством него юридически закрепляется:

  1. собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
  2. обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована.

Другое дело — бюджетные организации. Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

10976 Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа.

Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  1. наименования дел;
  2. дата начала их ведения;
  3. количество томов и т.п. информация.
  4. срок хранения;

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Номенклатура дел отдела кадров

Содержание

  1. Бухгалтерия
  2. Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение
  3. Кто и как может внести изменения?
  4. Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров
  5. Что такое переходящие дела?
  6. Свежие материалы
  7. Заполняем графы
  8. Для чего нужна организации номенклатура дел?
  9. Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем
    • КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?
    • ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
      • Что такое переходящие дела?
      • Если в организации появился новый отдел
    • Свежие материалы
  10. Отдел кадров
  11. Корректировка номенклатуры дел
  12. Если в организации появился новый отдел
  13. Составление номенклатуры дел отдела кадров
  14. Номенклатуры дел отделов
    • Бухгалтерия
    • Юридический
    • Отдел кадров
  15. КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?
  16. Для чего нужен приказ о номенклатуре дел
  17. ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
    • Что такое переходящие дела?
    • Если в организации появился новый отдел
  18. Юридический
  19. Внесение изменений в номенклатуру дел
  20. Образец приказа
  21. Как правильно составить?

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.
Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.
Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

  1. «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  2. «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА» ЗАО «Летящая стрела» «11» ноября 2014 г. № 91 г. Томск Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов

Приказ о внесении изменений в номенклатуру дел

10.09.2021 / / 0 Comments Содержание Приказо внесении изменений в номенклатуру дел организации в [ наименование организации ] г. [ место издания приказа ] [ число, месяц, год ] В связи с [ указать причину внесения изменений, например, образование в организации нового структурного подразделения (указать какого) ], 1.

Руководителю службы делопроизводства: — в срок до [ число, месяц, год ] провести рабочее совещание с работниками, ответственными за делопроизводство в [ наименование структурного подразделения ] по вопросу внесения изменений в номенклатуру дел, — в срок до [ число, месяц, год ] [ указать, какие изменения должны быть внесены в номенклатуру дел ].

2. Руководителю отдела кадров [ Ф. И. О. полностью ] в срок до [ число, месяц, год ] ознакомить [ Ф. И. О., Ф. И. О., Ф. И. О. ] с данным приказом под роспись.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на [ должность, Ф.

И. О. ]. Руководитель организации [ подпись, инициалы, фамилия ] С приказом ознакомлены: [ должность, подпись, инициалы, фамилия ] [ число, месяц, год ] [ должность, подпись, инициалы, фамилия ] [ число, месяц, год ] [ должность, подпись, инициалы, фамилия ] [ число, месяц, год ] Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня. Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Приказ по разработке номенклатуры дел


Содержание:

  1. Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Н оменклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1 . В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen — имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел — закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е.

в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации.

Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте — «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др. Номенклатура дел является плановым документом, т.к.

Справочник Бухгалтера

22.09.2018 Содержание Кем составляется приказ?

Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации. Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений.

Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю. О сроках действия Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры. В большинстве организаций этот временной промежуток не превышает одного года, однако может корректироваться по усмотрению руководства.

Важно

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо: еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел; в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

> > 24 мая 2021 Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков.

Рекомендуем прочесть:  Кадастровые инженеры тула

Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

  1. перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
  2. перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

  1. классификацию документов по срокам хранения;
  2. эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел.

Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников.

Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки. Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя.

Юридический центр «Диалог»

Оглавление:

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа). Приказ может быть составлен в виде:

  1. «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  1. «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА» (ОАО «Падающая комета») ПРИКАЗ « 25 » июня 2014 г.

№ 38 Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю: 1.

Внесение изменений в номенклатуру дел

Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела.

Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная. Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год. Но изредка бывают и такие, которые не могут.

Весна-2016 ознаменовалась в архивном деле сокращением срока хранения документов по личному составу и теперь предстоит внести соответствующие изменения в номенклатуру дел.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ

«О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“»

дополнил последний статьей 22.1: Статья 22.1.

Сроки временного хранения документов по личному составу 1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся: 1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения; 2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения; 3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Автор статьиВиктория Ананьина 2 минуты на чтение269 просмотровСодержание Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.Законодатель в п.

1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками. Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия.

Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре. Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.Читайте также статью⇒.Составление номенклатуры обычно осуществляется отделом делопроизводства.

А составление приказа об утверждении номенклатуры дел занимается или юрист, или кадровый работник, или секретарь предприятия. То есть простыми словами, той человек, который наделен правами, а так же имеет навыки и знания по составлению распорядительных документов.Важно!!!

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

  1. /
  2. /

21 декабря 2021 0 Рейтинг Поделиться Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства.

Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее. Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом.

Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т.

д.

Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия.