Нужно ли сдавать личные карточки в архив при присоединении


Оглавление:

Что делать с документами при реорганизации


Когда готовится ликвидация или реорганизация, сдача в архив документов предприятия должна быть проведена по нормам законодательства. Это означает, что документы передаются в упорядоченном виде, правильно оформленными, проверенными и сшитыми.

Мы оказываем все услуги по передаче архива при реорганизации и ликвидации.

Проводим анализ, систематизируем, гарантированно сдаем в госархив и принимаем на временное хранение. Передача при реорганизации и ликвидации, в чем главное отличие?

Этот вопрос всегда остро стоит когда нужно что то сделать с документами. При реорганизации архив должен по акту и описи документов передаваться правопреемнику, при ликвидации же документы должны сдаваться в государственный или муниципальный архив по месту последний регистрации организации. Документы которые не передаются в архив, но их срок хранения еще не истек, нужно хранить своими силами или силами сторонней организации, до истечение сроков хранения.

Но не стоит забывать что по истечении срока хранения, документы можно просто выкинуть. Их необходимо списать, составить акт о выделениии к уничтожению, и только после этого уничтожить, причем обязательно до такого состояния, что бы невозможно было использовать как первоисточник. Первый этап – правильное оформление решений, актов, касающихся сдачи в архив документов реорганизуемого предприятия.

Квалифицированная подготовка дел предотвращает возможные штрафные санкции в отношении ответственных лиц. Куда направить на хранение архивы: в

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Вы здесь «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 6 Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника.

Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.
В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек. Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников.

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Передача документов по личному составу при ликвидации предприятия

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 8 Добрый день, меня интересует вопрос: куда деваются трудовые книжки при ликвидации предприятия и в какой архив они поступают? Это архив государственный или архив компании, и он исчезает вместе с ликвидацией предприятия?

В нормативно-правовых актах лишь написано, что трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшие родственники, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек.

Затем их надо передать на хранение в архив фирмы.

Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Данный вопрос меня интересует в связи с тем, что моя жена уволилась несколько лет назад по уходу за ребенком до 14 лет, а трудовую получить не смогла. Когда она решила это сделать, предприятия уже не существовало.

Где сейчас можно найти ее трудовую? Е.Чирков, руководитель отдела клиентских отношений, ООО, г. Санкт-Петербург В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как ликвидация предприятий.

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д.

Как быть с личными карточками сотрудников при реорганизации?

Ответ на вопрос: Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Для передачи документов лицу, назначенному ответственным за ведение кадрового документооборота в организации правопреемника, необходимо создать соответствующую комиссию, которая утверждается приказом руководителя.

Далее, подготовьте акт приема-передачи дел. В акте необходимо отразить наименование документов, которые передаются, их количество и, при необходимости, указать на состояние самих документов (износ, неправильность заполнения и т.п.).

Образец акта приема-передачи дел указан ниже по тексту.

Следовательно, трудовые книжки работников реорганизованной организации передаются для дальнейшего ведения ответственному сотруднику организации-правопреемнику. Таким образом, по нашему мнению необходимо поступить следующим образом: Реорганизованной организации — книгу учета движения трудовых книжек заведенную у них следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения (т.е.
указать, что произошла реорганизация в форме присоединения и указать номер приказа о реорганизации), а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников. Организации правопреемника — необходимо внести в книгу учета трудовых книжек (т.е.

в книгу, которая ведется в их организации), принятые трудовые книжки работников от реорганизованной организации в общем порядке. При этом, в графе №9 (Приказ о приеме) Книги учета, укажите номер приказа о реорганизации.

Как поступать с личными карточками сотрудников присоединенной организации?

Вопрос У нас была реорганизация в форме присоединения одного ООО к другому.

Карточки сотрудников из присоединенного ООО стали вести с момента слияния.

  • 2. Некоторые карточки Т-2 отсутствуют. Возможно ли их восстановить текущей датой? Или сделать это необходимо с момента приема и «открытия» карты?
  • 1. Правильно ли это сделано?

Ответ 1. Работодателю необходимо продолжать вести личные карточки формы Т-2, изменив наименование работодателя (наименование организации).

Для этого можно зачеркнуть прежние сведения и записать новые данные со ссылкой на изменяющий документ.

Изменения необходимо заверить подписью работника кадровой службы. 2. В случае отсутствия личных карточек у сотрудников присоединенной организации законодательство не обязывает работодателя их «восстанавливать».

Можно рекомендовать работодателю составить акт об отсутствии карточек, издать приказ в свободной форме об их заведении на тех сотрудников, у кого они отсутствовали при приеме-передаче кадровой документации присоединенной организации. Обоснование В соответствии с требованиями ч. 5 ст. 75 Трудового кодекса РФ изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) либо изменение типа государственного или муниципального учреждения не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации или учреждения.

При реорганизации юридического лица в порядке присоединения, данная процедура на взаимоотношения между работниками и работодателем не влияет.

Что делать с документами при ликвидации компании

Источник: Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец.

Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами.

Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище? При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив.
Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций.

Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье.

Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании. Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ.

В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

Правомерна ли передача архива одного образовательного учреждения другому в процессе реорганизации?

Ответ на вопрос: В соответствии с п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, законодательство обязывает всех работодателей (в т.ч.

государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица) обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности.

В соответствии со ст. 58 Гражданского кодекса РФ, при присоединении юридического лица к другому юридическому лицу к последнему переходят права и обязанности присоединенного юридического лица.

Следовательно, можно сделать вывод, что кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. При этом, правопреемник принимает только документы, которые фактически были переданы, и если в процессе передачи были утеряны какие-то документы, то об этом необходимо сделать отметку в акте приема-передачи или составить отдельный акт, в котором отразить перечень утерянных документов.

Читайте о , чтобы не совершать ошибок. В свою очередь, организация-правопреемник может хранить архивные документы в собственном архиве, при этом для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы) или передать свои документы на постоянное хранение в госархив (п.

4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Кроме того, если в отдельных учреждениях отсутствуют специальные

Как вносить запись в личную карточку после реорганизации работодателя?

Ответ на вопрос: Порядок внесения записи о реорганизации в личную карточку работника законом не регламентирован. Обычно это оформляется следующим образом: -зачеркните чертой название прежней организации. Сверху напишите название созданной в результате преобразования компании.

Укажите реквизиты приказа о реорганизации и распишитесь.

У вас не останется вопросов об после прочтения статьи по ссылке. Судебной практики по данному вопросу в настоящее время нет.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как оформить кадровые документы при реорганизации организации И.И.

Шкловец Формы реорганизации В какой форме может быть проведена реорганизация организации Реорганизация регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и может происходить в формах , , , , (). Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются (). Процедуру оформления кадровых документов при реорганизации следует отличать от порядка .

Порядок кадровых изменений при реорганизации Что нужно сделать кадровой службе при реорганизации организации Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:

  1. ;
  2. ;
  3. .
  4. ;
  5. ;

Оформление увольнений и изменений в кадровых документах в связи с реорганизацией Как уволить сотрудника при реорганизации организации Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации ().

Это отмечают и суды, см. . Однако оформить увольнение сотрудника в данной ситуации

Каков порядок приема-передачи документооборота при реорганизации учебного заведения (слияние с другой организацией)?

Ответ на вопрос: В соответствии со статьей 75 Трудового Кодекса РФ реорганизация организации-работодателя (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации.

В данном случае трудовые отношения с работниками продолжаются. При этом работник вправе не согласиться с продолжением трудовой деятельности и в этом случае трудовой договор с ним прекращается по специальному основанию, предусмотренному в п.

6 ст. 77 ТК РФ, либо трудовой договор расторгается по инициативе работника. Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности.

Для этого необходимо оформить акт приема-передачи кадровых документов от организации, которая прекращает деятельность, организации-правопреемнику.

Данный акт закрепляет перечень кадровых документов, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства. Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить: Нужно ли сдавать документы (личные дела, лицевые счета и т.д.) работников, которые будут переведены из училища в филиал? Архив говорит, что нужно сдавать, а в филиале должны быть заведены новые — нет, не нужно.

Личные дела, а также все документы сотрудников, которые продолжают работать в организации сдавать в архив не нужно. Так как реорганизация не является основанием для расторжения трудовых договоров.

Следовательно, Вы продолжаете сотрудничать с работником далее.

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

/ / 18.04.2018 1,267 Views Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и отправляются в архив с сортировкой по годам.

Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов. Содержание

  1. 2 Сроки хранения личных дел уволенных работников
  2. 1 Архив личных дел уволенных работников
    • 1.1 Порядок организации хранения личных дел
  3. 1.1 Порядок организации хранения личных дел

Архив личных дел уволенных работников Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию.

К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке. Инфо Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Внимание Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены

Каким образом, при реорганизации общества в форме присоединения к другому, переоформить личные карточки Т-2?

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Более подробно о вы можете узнать в статье.

Для передачи документов лицу, назначенному ответственным за ведение кадрового документооборота в организации правопреемника, необходимо создать соответствующую комиссию, которая утверждается приказом руководителя. Далее, подготовьте акт приема-передачи дел.

В акте необходимо отразить наименование документов, которые передаются, их количество и, при необходимости, указать на состояние самих документов (износ, неправильность заполнения и т.п.). Образец акта приема-передачи дел указан ниже по тексту. Следовательно, трудовые книжки работников реорганизованной организации передаются для дальнейшего ведения ответственному сотруднику организации-правопреемнику.

Таким образом, по нашему мнению необходимо поступить следующим образом: Реорганизованной организации — книгу учета движения трудовых книжек заведенную у них следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения (т.е. указать, что произошла реорганизация в форме присоединения и указать номер приказа о реорганизации), а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников. Организации правопреемника — необходимо внести в книгу учета трудовых книжек (т.е.

в книгу, которая ведется в их организации), принятые трудовые книжки работников от реорганизованной организации в общем порядке.

Что делать с карточками Т-2 при реорганизации?

Ответ на вопрос: Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации. Следовательно, по нашему мнению, с целью удобства учета данных о сотрудниках, а также в случае необходимости быстрого поиска необходимых данных (например, об использованных отпусках), переданные личные карточки работников можно продолжать вести.

При этом, законодательство не запрещает вносить исправления в личную карточку работника. Таким образом, Вы можете продолжать вести личные карточки работников реорганизованной организации.

При этом, в наименование организации можно изменить путем зачеркивания старого названия, а также заверения данного исправления путем указания номера приказа о реорганизации. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как оформить кадровые документы при реорганизации организации Формы реорганизации В какой форме может быть проведена реорганизация организации Реорганизация регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и может происходить в формах , , , , ().

Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются ().