Номенклатура дел общего отдела


Номенклатура дел организации


Номенклатурадел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Цели формирования номенклатуры дел: — распределения исполненных документов в дела; — систематизации дел; — закрепления индексов дел; — установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел: — служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; — используется как основной учетный документ при сдаче в архив организациидел временного (до 10 лет включительно) хранения; — является основой для составления актов на уничтожение дел; — может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатуры дел Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Отличный секретарь

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока.

Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов. Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать. Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов.

Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить , вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание � видеоурок Согласно ГОСТ Р 7.0.8-20013 «СИБИД.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Если говорить простыми словами, номенклатура дел – это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам.

Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно:

  1. присваивает уникальный код каждому делу;
  2. закрепляет наименования дел;
  3. определяет для каждого дела индивидуальный срок хранения.

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета.

Номенклатура дел в организации

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4 В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов.

Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти.

А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел. Виды номенклатуры дел В соответствии с п.

75 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

——————————— Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Организациям, финансируемым из бюджетов различных

Вы здесь:

Номенклатура дел Документы, Кадровые19.02.2016publisher Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел.

Оглавление статьи

    1 Понятие и назначение номенклатуры дел2 Порядок составления номенклатуры3 Образец составления номенклатуры дел4 Номенклатура дел организации образец и бланкПонятие и назначение номенклатуры дел [ads-pc-3] [ads-mob-3] Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения.
    Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

    Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов. Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
    Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год.

    На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно

Типовая номенклатура дел для организации — образец

  1. /
  2. /

14 мая 2020 0 Рейтинг Поделиться Типовая номенклатура дел составляется с целью систематизации наименований дел, используемых в процессе функционирования организации. В этой статье вы найдете информацию о порядке и правилах составления данного реестра, а также ознакомитесь с примерным образцом такой номенклатуры.

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах.

На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

  • Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.
  • Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
  • Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело».

В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Номенклатура дел от А до Я

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел.

Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?).

А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами

Номенклатура дел организации

22457 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  2. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  3. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  4. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Номенклатура дел организации.

Виды номенклатуры. Типовая номенклатура дел

September 1, 2016 Обсудить 0 0 Номенклатура дел организации в обычном режиме проходить корректировку на протяжении четвертого квартала каждого года. Как правило, если предприятие стабильное работает, то результатом такого процесс становится незначительно уточнение и, возможно, некие мелкие дополнения, необходимость в которых стала понятна в текущем периоде. Такой носит плановый характер, так как предполагает, что его составитель хотя бы примерно представляет себе последующий период работы компании, направление ее развития и иные элементы, которые могут потребовать уточнения.

Во многих случаях, номенклатура составляется однажды и требует незначительных правок даже не каждый год, а раз 5 или 10 лет. Этот документ считается правильно составленным и учитывающим все возможные особенности развития. К сожалению, не у всех организаций есть такая позволяющая делать настолько долгосрочные прогнозы с Составление номенклатуры дел имеет цель четкого закрепления определенной структуры документов компании и их группировки по некоторым признакам.

Они собираются в конкретные дела, которые также известны под названием «первичные комплексы».

Главным фактором в этом объединении являются заголовки, обязанные быть настолько понятные всем заинтересованным лицам, насколько это вообще возможно. Весь комплекс мер называется «формирование дела».

После этого появляется возможность производить учет документов, их систематизацию, ускорять поиск нужных бумаг и обеспечивать их сохранность на протяжении определенного периода времени.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

02 Апреля 2020 в 08:22 Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать.

Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.

Номенклатура дел организации 2020 (образец, делопроизводство) представлена в нашем материале. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку.
А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел.

В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота.

Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже. Основные задачи документа: классификация и учет; облегчение поиска необходимых бумаг; помощь при передаче дел и

Как составить номенклатуру дел организации — образец

> > 13 апреля 2020 Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов.

Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному.

Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018. Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года.

Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет.

Типовая номенклатура дел

25 Июля 2017 в 16:16 Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

  1. Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.
  2. С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  3. Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  4. Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение. Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации.

Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

УТВЕРЖДАЮМинистр общего ипрофессионального образованияРоссийской ФедерацииВ.М.Филиппов11.05.99 ОДОБРЕНОЦЭПК Росархива 24.02.99 Протокол N 1 Заместитель руководителяPocаpxива представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее — вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов:

«Государственная система документационного обеспечения управления»

.

М., 1991; «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения».

М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов.